契約書の期間や更新条件を台帳にまとめて期限管理を効率化する方法

契約書の期限管理、こんなことで困っていませんか

• 自動更新の条項に気づかないまま、更新の時期を過ぎてしまうのが心配
• 解約の申し出期限がいつなのか、契約書を開かないとわからない
• 契約書ごとに、期間や更新の条件が書かれている場所が違い、確認に時間がかかる
• 期間の書き方が「締結日から1年間」「〇年〇月〇日まで」などさまざまで、一覧にしにくい
• 台帳への転記が後回しになり、台帳と実際の契約書の内容がずれていく

期限管理の土台になるのは、すべての契約書の期間や条件がそろった台帳です。台帳をつくる転記作業を自動化できれば、期限管理の運用はぐっと楽になります。

台帳にまとめたい項目

期限管理のための台帳には、たとえば次のような項目をまとめます。

AI-OCRで契約書から台帳をつくる手順

台帳をつくる転記作業は、AI-OCRを使うと、次の手順で効率化できます。

1. 取り出す項目と取り出し方を決める

台帳の項目ごとに、契約書から何を取り出すかを決めます。「締結日から1年間」のような書き方から終了日を計算する、自動更新の条項があるかを「あり」「なし」で答える、といった取り出し方まで決めておくと、台帳の形がそろいます。

2. 契約書をまとめて取り込む

紙の契約書はスキャンして、電子の契約書はPDFなどのファイルのまま取り込みます。

3. 結果を確認して台帳として出力する

取り出した結果を確認し、ExcelやCSVの台帳として出力します。

4. あとから探せるようにする

取り込んだ契約書を、相手方や契約期間などの条件で探せるようにしておくと、台帳と契約書の原本をすぐに見比べられます。

期限管理の運用で気をつけたいこと

期限の通知は別の仕組みで

台帳ができたら、期限が近い契約を定期的に確認する担当とタイミングを決めておきましょう。期限の通知が必要な場合は、出力した台帳をカレンダーや社内のタスク管理の仕組みとつなぐなど、通知の方法も合わせて決めておくと安心です。

日付の計算や条項の判断は人が確認する

「締結日から1年間」のような書き方から終了日を計算させる場合や、自動更新の有無を判断させる場合は、AIの出力を人が確認する工程を残しましょう。生成AIは、事実と異なる内容をもっともらしく出力することがあるためです。

ドキュメントフォースなら、契約書から台帳づくりまで任せられます

AIサービス「ドキュメントフォース」では、秘密保持契約や業務委託契約などの期限管理の自動化が、法律事務所の法務部での活用事例として紹介されています。ここまでの手順に沿って、ドキュメントフォースでできることを紹介します。

取り出し方を日本語で書ける

台帳の項目ごとに、取り出し方をプロンプト（日本語の命令文）で設定します。書式ごとの位置の設定は不要です。プロンプトには、回答の形式や注意事項を加えられるので、日付の書き方をそろえたり、条件に応じて取り出す内容を変えたりできます。

契約書をまとめてアップロードできる

紙の契約書はスキャンしたPDFや画像で、電子の契約書はPDFやWordのままアップロードできます。複数の契約書が1つのPDFにまとまっている場合は、契約書ごとに分割してアップロードできます。

まとめて確認し、台帳として出力できる

解析結果は、シートモードで複数の契約書をまとめて確認できます。確認が終わったら、エクスポートでExcelやCSVの台帳として出力します。

検索とステータスで管理できる

取り込んだ契約書は、キーワード検索のほか、解析結果の値やアップロード日などの条件を組み合わせた検索で探せます。「未対応」「確認済み」などのステータスを付けて、確認の状況を管理することもできます。

まとめ

契約書の期限管理は、台帳をつくる転記作業を自動化するところから始めると効果が出やすくなります。書式の異なる契約書から期間や更新条件を取り出して台帳にそろえ、確認と通知の運用を決めておくことで、更新や解約の申し出の漏れを防ぎやすくなります。

ドキュメントフォースなら、契約書から期間や更新条件を取り出し、確認したうえでExcelやCSVの台帳として出力できます。