入社書類の入力、こんなことに時間を取られていませんか
- 手書きの入社書類を見ながら、住所や口座の情報を1人ずつ入力している
- 生年月日が和暦で書かれていて、西暦に直して入力している
- 家族の情報が複数行にわたり、人数によって入力する行が変わる
- 4月など入社が集中する時期に、入力が一度に重なる
- 読みにくい手書きの文字を、本人に確認し直すことがある
入社書類は項目が多く、入社が重なる時期には件数も増えます。入力の正確さが給与や社会保険の手続きにも関わるため、確認の手間もかかります。
一括登録のCSVで気をつけること
人事労務システムの一括登録では、システムが用意するCSVの形式に合わせて、1行に1人の従業員の情報を並べる形が一般的です。家族の情報は、従業員とは別のCSVで、家族1人を1行として登録する形式が多く見られます。実際の形式は、お使いのシステムの取り込み仕様で確認してください。
| 項目 | 気をつけること |
|---|---|
| 生年月日・入社日 | 和暦を西暦にそろえ、区切り文字を取り込み先に合わせる |
| 氏名・フリガナ | 姓と名の列を分けるか、フリガナを全角と半角のどちらにするか |
| 住所 | 郵便番号・都道府県・市区町村などの列の分け方 |
| 家族 | 続柄の書き方を取り込み先の値に合わせる。人数によって行の数が変わる |
| 口座 | 金融機関名・支店名と、それぞれのコードの扱い |
マイナンバーのように、法令で取り扱いのルールが厳しく決められている情報もあります。データ化の対象に含めるかどうかは、社内の取り扱いのルールに沿って判断してください。
入社書類からCSVを作る方法の比較
| 方法 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|
| システムに1人ずつ手入力 | 入社の人数が少ない | 入社が重なる時期に入力が追いつかない |
| 本人にシステムで入力してもらう | システムに本人が入力する機能がある | 紙の書類で集めている会社や、すでに集めた書類には使えない |
| AI-OCRで読み取ってCSVに出力 | 紙で集めた書類が多い | 手書きの読み取り結果を確認する工程が必要 |
一括登録用のCSVを作る手順
手順1：システムの取り込み仕様を確認する
| 確認すること | 内容 |
|---|---|
| 列の並びと見出し | 列の順番が決まっているか、1行目に見出しの行が必要か |
| 必須の列 | 空欄にできない列と、書類に書かれていない値（コードや区分）を入れる列 |
| 値の書き方 | 日付（西暦・和暦、区切り文字）、金額（カンマや円記号の有無）、コードの桁数 |
| 文字コード | Shift_JIS か UTF-8 か |
| 1回に取り込める件数 | 件数や行数の上限があるか |
手順2：読み取る項目と書き方を決める
取り込み先の列に合わせて、読み取る項目と書き方（西暦の日付、フリガナの全角・半角など）を決めます。家族の情報は、従業員を結びつける値（従業員番号など）を付けて、家族1人を1行にしておくと、別のCSVにまとめやすくなります。
手順3：確認してから登録する
手書きの数字や住所は読み違いが起きやすい項目です。口座番号や生年月日のように、間違えると手続きに影響する項目は、元の書類と照らし合わせて確認しましょう。
手順4：書類とデータの保管を決める
読み取りのために書類をスキャンしたデータも個人情報です。誰が見られるか、いつまで残すかを、社内のルールに沿って決めておきましょう。
ドキュメントフォースなら、入社書類から一括登録用のCSVを出力できます
AIによる書類処理の自動化サービス「ドキュメントフォース」で、紙の入社書類から人事労務システムに一括登録するCSVを作る流れを紹介します。
取り込み先の列名に合わせて項目を設定する
取り出したい項目（解析項目）は、項目名と、取り出し方を日本語で書いた命令文（プロンプト）で設定します。項目名を取り込み先の列名（姓・名・フリガナ・生年月日・郵便番号・住所など）に合わせておけば、出力するCSVの見出しにその名前が使われます。読み取る位置を書式ごとに指定する必要はなく、書式の違う書類も同じ設定で処理できます。
「日付はYYYY/MM/DDの形式で」「和暦は西暦に変換してください」のような注意事項をプロンプトに加えれば、取り込み先の形式に表記をそろえて取り出せます。
明細は1行に1件の形で出力する
家族の氏名・続柄・生年月日のように行が続く明細は、表（CSV）形式の解析項目として取り出せます。エクスポートで「単項目の繰り返し出力」を有効にすると、従業員の氏名などの値が明細の各行に繰り返し出力され、1行に1件の形のCSVになります。
取り込み先の列の並びに合わせて出力する
エクスポートでは、ファイル形式（CSV）、見出しの行を出力するかどうか、出力する項目とその並び順を「エクスポートパターン」として書類の種類ごとに決めておけます。書類から取り出さない列は空白の列を足して位置を合わせられ、ファイル名やアップロード日時を列として加えることもできます。1度に出力できるのは最大300件です。
取り込み先ごとに形式が違う場合も、エクスポートパターンを取り込み先の数だけ用意しておけば、出力のたびに列を並べ替える必要はありません。
確認してから出力する
解析結果は、元の書類のプレビューと並べて画面上で確認し、必要に応じて修正できます。複数の書類の解析結果はシートモードでまとめて確認でき、ハイライトを有効にすると、それぞれの値が書類のどこから取り出されたかをプレビュー上で確かめられます。
書類の取り込みも自動にする
メールに添付されて届く書類は、ワークスペースごとに発行される専用の受信アドレス宛てに転送するだけで、メール取込で自動で取り込めます。紙の書類はスキャンしてメールで送るか、Windowsのパソコンに保存したファイルを自動アップローダーで取り込めます。
まとめ
入社書類のCSVでは、生年月日や住所の書き方を取り込み先に合わせることと、家族の情報の持ち方を決めることがポイントです。個人情報を扱うため、確認とデータの保管のルールも合わせて決めておきましょう。
ドキュメントフォースなら、手書きの入社書類から項目を取り出し、人事労務システムの列の並びに合わせたCSVとして出力できます。
