紙のタイムシートを勤怠・給与計算に取り込むCSVにする方法

タイムシートの入力、こんなことに時間を取られていませんか

• 毎月の締め日のあとに、大量のタイムシートを入力している
• 派遣先ごとに書式が違い、どこに何が書いてあるかを毎回探している
• 手書きの時刻が読みにくく、「1」と「7」などを見分けるのに時間がかかる
• 休憩時間や残業の書き方が派遣先によって違う
• 給与の支払日が決まっていて、入力の遅れが許されない

勤怠のCSVで気をつけること

勤怠や給与のシステムに取り込むCSVは、「1行に1回の打刻」「1行に1人の1日分」「1行に1人の1か月分の合計」など、システムによって形が違います。実際の形式は、お使いのシステムの取り込み仕様で確認してください。

タイムシートをデータにする方法の比較

タイムシートをCSVにする手順

手順1：システムの取り込み仕様を確認する

手順2：1日を1行として読み取る

タイムシートの日ごとの行を、日付・出勤・退勤・休憩を列とした表として読み取ります。スタッフ名（取り込み先で使うスタッフ番号に置き換えられるように）や対象の年月を、各行に付けておきます。

手順3：合計の時間で確かめる

タイムシートに月の合計時間が書かれている場合は、読み取った日ごとの時間の合計と照らし合わせると、読み取りの違いを見つけやすくなります。

手順4：給与の締めの前に確認する

勤務の実績は給与と派遣先への請求の両方に使われます。合計が合わない人を優先して元のタイムシートと照らし合わせ、確認の時間を減らしましょう。

ドキュメントフォースなら、紙のタイムシートから勤怠のCSVを出力できます

AIによる書類処理の自動化サービス「ドキュメントフォース」で、紙のタイムシートから勤怠・給与計算に取り込むCSVを作る流れを紹介します。

取り込み先の列名に合わせて項目を設定する

取り出したい項目（解析項目）は、項目名と、取り出し方を日本語で書いた命令文（プロンプト）で設定します。項目名を取り込み先の列名（スタッフ名・日付・出勤時刻・退勤時刻・休憩時間など）に合わせておけば、出力するCSVの見出しにその名前が使われます。読み取る位置を書式ごとに指定する必要はなく、書式の違う書類も同じ設定で処理できます。

「日付はYYYY/MM/DDの形式で」「和暦は西暦に変換してください」のような注意事項をプロンプトに加えれば、取り込み先の形式に表記をそろえて取り出せます。

明細は1行に1件の形で出力する

日ごとの勤務の記録のように行が続く明細は、表（CSV）形式の解析項目として取り出せます。エクスポートで「単項目の繰り返し出力」を有効にすると、スタッフ名や派遣先などの値が明細の各行に繰り返し出力され、1行に1件の形のCSVになります。

取り込み先の列の並びに合わせて出力する

エクスポートでは、ファイル形式（CSV）、見出しの行を出力するかどうか、出力する項目とその並び順を「エクスポートパターン」として書類の種類ごとに決めておけます。書類から取り出さない列は空白の列を足して位置を合わせられ、ファイル名やアップロード日時を列として加えることもできます。1度に出力できるのは最大300件です。

取り込み先ごとに形式が違う場合も、エクスポートパターンを取り込み先の数だけ用意しておけば、出力のたびに列を並べ替える必要はありません。

確認してから出力する

解析結果は、元の書類のプレビューと並べて画面上で確認し、必要に応じて修正できます。複数の書類の解析結果はシートモードでまとめて確認でき、ハイライトを有効にすると、それぞれの値が書類のどこから取り出されたかをプレビュー上で確かめられます。

書類の取り込みも自動にする

メールに添付されて届く書類は、ワークスペースごとに発行される専用の受信アドレス宛てに転送するだけで、メール取込で自動で取り込めます。紙の書類はスキャンしてメールで送るか、Windowsのパソコンに保存したファイルを自動アップローダーで取り込めます。

まとめ

紙のタイムシートをCSVにするときは、1日を1行として読み取り、時刻や休憩の書き方を取り込み先に合わせることがポイントです。合計時間で確かめ、合わない人を優先して見直す流れにすると、締めの時期の負担を減らせます。

ドキュメントフォースなら、派遣先ごとに書式の違うタイムシートから勤務の記録を取り出し、取り込み先の列の並びに合わせたCSVとして出力できます。