送り状の入力、こんなことに時間を取られていませんか
- FAXで届く出荷依頼書を見ながら、届け先の住所・氏名・電話番号を打ち込んでいる
- 手書きの住所が読みにくく、番地や建物名の確認に時間がかかる
- 住所を取り込み先の列（例：都道府県〜市区町村／番地／建物名）に分けて入力する必要がある
- お届け希望日や時間帯を、発行システムの決まった書き方に置き換えている
- 出荷の締め時間に間に合わせるため、入力が毎日の山場になっている
送り状の入力は毎日発生し、締め時間も決まっています。入力ミスは誤配送や配送の遅れにつながるため、速さと正確さの両方が求められます。
送り状のCSVで気をつけること
取り込みの形式は運送会社や発行システムごとに違いますが、送り状のCSVには共通して次のような注意点があります。実際の列や書き方は、お使いの発行システムの取り込み仕様で確認してください。
| 項目 | 気をつけること |
|---|---|
| 住所 | 「都道府県〜市区町村」「番地」「建物名」のように複数の列に分かれていることがある。1つの列の文字数に上限があることも多い |
| 氏名・会社名 | 敬称を付けるかどうか、文字数の上限 |
| 電話番号 | ハイフンの有無を取り込み先に合わせる |
| お届け希望日・時間帯 | 日付の書き方や、時間帯を決まった値（コード）で指定することがある |
| 品名・個数 | 品名の文字数の上限、個数の書き方 |
出荷依頼書からCSVを作る方法の比較
| 方法 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|
| 発行システムに手入力 | 出荷件数が少ない | 件数が増えると締め時間に間に合わない |
| 依頼元にCSVやExcelで依頼してもらう | 依頼元がデータを用意できる | 依頼元の負担になり、すべての依頼元には頼めない |
| AI-OCRで読み取ってCSVに出力 | 手書きやFAXの依頼書が多い | 住所などの読み取り結果を確認する工程が必要 |
送り状発行用のCSVを作る手順
手順1：発行システムの取り込み仕様を確認する
| 確認すること | 内容 |
|---|---|
| 列の並びと見出し | 列の順番が決まっているか、1行目に見出しの行が必要か |
| 必須の列 | 空欄にできない列と、書類に書かれていない値（コードや区分）を入れる列 |
| 値の書き方 | 日付（西暦・和暦、区切り文字）、金額（カンマや円記号の有無）、コードの桁数 |
| 文字コード | Shift_JIS か UTF-8 か |
| 1回に取り込める件数 | 件数や行数の上限があるか |
手順2：住所を取り込み先の列に合わせて分ける
依頼書では1行で書かれている住所も、取り込み先の列（「都道府県〜市区町村」「番地」「建物名」など）に合わせて分けて読み取ります。郵便番号も一緒に読み取っておくと、住所の確認に使えます。
手順3：時間帯などは決まった書き方に置き換える
「午前中」「14〜16時」のような書き方を、発行システムが求める値に置き換えます。置き換えのルールを表にしておくと、担当者によるぶれを防げます。
手順4：締め時間の前に確認する
手書きの住所は読み違いが起きやすい項目です。郵便番号と住所が合っているか、番地や部屋番号が抜けていないかを確認してから取り込みましょう。
ドキュメントフォースなら、手書きの依頼書から送り状発行用のCSVを出力できます
AIによる書類処理の自動化サービス「ドキュメントフォース」で、手書きの出荷依頼書から送り状発行用のCSVを作る流れを紹介します。
取り込み先の列名に合わせて項目を設定する
取り出したい項目（解析項目）は、項目名と、取り出し方を日本語で書いた命令文（プロンプト）で設定します。項目名を取り込み先の列名（郵便番号・住所1・住所2・住所3・お届け先名・電話番号など）に合わせておけば、出力するCSVの見出しにその名前が使われます。読み取る位置を書式ごとに指定する必要はなく、書式の違う書類も同じ設定で処理できます。
「日付はYYYY/MM/DDの形式で」「和暦は西暦に変換してください」のような注意事項をプロンプトに加えれば、取り込み先の形式に表記をそろえて取り出せます。
明細は1行に1件の形で出力する
1枚の依頼書に複数の届け先が書かれている場合の届け先のように行が続く明細は、表（CSV）形式の解析項目として取り出せます。エクスポートで「単項目の繰り返し出力」を有効にすると、依頼元や出荷日などの値が明細の各行に繰り返し出力され、1行に1件の形のCSVになります。
取り込み先の列の並びに合わせて出力する
エクスポートでは、ファイル形式（CSV）、見出しの行を出力するかどうか、出力する項目とその並び順を「エクスポートパターン」として書類の種類ごとに決めておけます。書類から取り出さない列は空白の列を足して位置を合わせられ、ファイル名やアップロード日時を列として加えることもできます。1度に出力できるのは最大300件です。
取り込み先ごとに形式が違う場合も、エクスポートパターンを取り込み先の数だけ用意しておけば、出力のたびに列を並べ替える必要はありません。
「時間帯は『午前中』『14時〜16時』などの決まった書き方で答えてください」のように、プロンプトで回答の形式を指定すれば、時間帯の書き方をそろえて取り出せます。
確認してから出力する
解析結果は、元の書類のプレビューと並べて画面上で確認し、必要に応じて修正できます。複数の書類の解析結果はシートモードでまとめて確認でき、ハイライトを有効にすると、それぞれの値が書類のどこから取り出されたかをプレビュー上で確かめられます。
書類の取り込みも自動にする
メールに添付されて届く書類は、ワークスペースごとに発行される専用の受信アドレス宛てに転送するだけで、メール取込で自動で取り込めます。紙の書類はスキャンしてメールで送るか、Windowsのパソコンに保存したファイルを自動アップローダーで取り込めます。
まとめ
送り状発行用のCSVでは、住所の分け方、文字数の上限、時間帯の書き方など、取り込み先の決まりに合わせることが大切です。置き換えのルールを決め、締め時間の前に確認する流れをつくりましょう。
ドキュメントフォースなら、FAXや手書きの依頼書から届け先を取り出し、発行システムの列の並びに合わせたCSVとして出力できます。
