提供票の入力、こんなことに時間を取られていませんか
- FAXで届く提供票を見ながら、利用者ごとに1か月分の予定を入力している
- 日ごとの予定が細かいマス目に書かれていて、行と日付や、予定と実績の段を取り違えやすい
- 月初に提供票がまとめて届き、入力が集中する
- 予定の変更があるたびに、提供票が届き直して入力し直している
- FAXの画質が粗く、数字や記号が読みにくい
まずはデータで受け取れるかを確かめる
ケアプランのデータについては、厚生労働省が標準仕様（居宅サービス計画書やサービス利用票〈提供票〉などのCSV形式）を定め、国民健康保険中央会がその仕様でデータをやり取りする仕組み（ケアプランデータ連携システム）を運用しています。相手先とデータでやり取りできる場合は、それを使うのが確実です。
この記事では、相手先の事情などでFAXや紙で届く提供票を、介護ソフトに取り込める形にする方法を扱います。
提供票をCSVにするときに気をつけること
介護ソフトに取り込める形式はソフトごとに違います。CSVで取り込める場合も、列の並びや値の書き方はソフトの仕様で確認してください。標準仕様のCSVとして取り込む場合は、ファイル名や必須の項目まで仕様に合わせる必要があります。提供票をデータにするときは、次の点に気をつけます。
| 項目 | 気をつけること |
|---|---|
| 利用者 | 被保険者番号などで、介護ソフトの利用者と結びつける |
| サービスの内容 | 提供票に書かれたサービス名（省略名称）を、介護ソフトが求めるサービスコードなどの値に置き換える |
| 日ごとの予定 | サービスごとに「予定」と「実績」の2段の行があり、列が日付というマス目から、予定の段を「1行に1日の予定」に組み替える |
| 対象の月 | 年月を和暦・西暦のどちらで扱うかをそろえる |
提供票の予定をデータにする方法の比較
| 方法 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|
| データ連携の仕組みを使う | 相手先もデータでやり取りできる | 相手先が対応していないと使えない |
| 介護ソフトに手入力 | 利用者の数が少ない | 月初に入力が集中する |
| AI-OCRで読み取ってCSVに出力 | FAXの提供票が多い | マス目の読み取り結果を確認する工程が必要 |
提供票をCSVにする手順
手順1：介護ソフトの取り込み仕様を確認する
| 確認すること | 内容 |
|---|---|
| 列の並びと見出し | 列の順番が決まっているか、1行目に見出しの行が必要か |
| 必須の列 | 空欄にできない列と、書類に書かれていない値（コードや区分）を入れる列 |
| 値の書き方 | 日付（西暦・和暦、区切り文字）、金額（カンマや円記号の有無）、コードの桁数 |
| 文字コード | Shift_JIS か UTF-8 か |
| 1回に取り込める件数 | 件数や行数の上限があるか |
手順2：マス目を「1行に1日の予定」として読み取る
サービスごとの行と日付の列でできたマス目のうち、予定の段を、日付・サービスの内容・時間帯を列とした表として読み取ります。こうすると、1行に1日の予定の形になり、取り込みやすくなります。
手順3：回数の合計で確かめる
提供票には、行ごとに予定回数の合計を書く「合計回数」の欄があります。読み取った予定の数と合計回数が合っているかを確かめると、読み取りの抜けを見つけやすくなります。
ドキュメントフォースなら、FAXの提供票から予定のCSVを出力できます
AIによる書類処理の自動化サービス「ドキュメントフォース」で、FAXで届くサービス提供票から介護ソフトに取り込むCSVを作る流れを紹介します。
取り込み先の列名に合わせて項目を設定する
取り出したい項目（解析項目）は、項目名と、取り出し方を日本語で書いた命令文（プロンプト）で設定します。項目名を取り込み先の列名（被保険者番号・利用者名・対象年月・サービス内容・日付・開始時刻など）に合わせておけば、出力するCSVの見出しにその名前が使われます。読み取る位置を書式ごとに指定する必要はなく、書式の違う書類も同じ設定で処理できます。
「日付はYYYY/MM/DDの形式で」「和暦は西暦に変換してください」のような注意事項をプロンプトに加えれば、取り込み先の形式に表記をそろえて取り出せます。
明細は1行に1件の形で出力する
日ごとのサービスの予定のように行が続く明細は、表（CSV）形式の解析項目として取り出せます。エクスポートで「単項目の繰り返し出力」を有効にすると、被保険者番号や利用者名などの値が明細の各行に繰り返し出力され、1行に1件の形のCSVになります。
取り込み先の列の並びに合わせて出力する
エクスポートでは、ファイル形式（CSV）、見出しの行を出力するかどうか、出力する項目とその並び順を「エクスポートパターン」として書類の種類ごとに決めておけます。書類から取り出さない列は空白の列を足して位置を合わせられ、ファイル名やアップロード日時を列として加えることもできます。1度に出力できるのは最大300件です。
取り込み先ごとに形式が違う場合も、エクスポートパターンを取り込み先の数だけ用意しておけば、出力のたびに列を並べ替える必要はありません。
確認してから出力する
解析結果は、元の書類のプレビューと並べて画面上で確認し、必要に応じて修正できます。複数の書類の解析結果はシートモードでまとめて確認でき、ハイライトを有効にすると、それぞれの値が書類のどこから取り出されたかをプレビュー上で確かめられます。
書類の取り込みも自動にする
メールに添付されて届く書類は、ワークスペースごとに発行される専用の受信アドレス宛てに転送するだけで、メール取込で自動で取り込めます。紙の書類はスキャンしてメールで送るか、Windowsのパソコンに保存したファイルを自動アップローダーで取り込めます。
まとめ
サービス提供票は、相手先とデータで連携できる場合はその仕組みを使い、FAXや紙で届く分だけを読み取りで補うのが現実的です。マス目の予定を1行1日の形に組み替え、回数の合計で確かめましょう。
ドキュメントフォースなら、FAXの提供票から日ごとの予定を取り出し、介護ソフトの列の並びに合わせたCSVとして出力できます。
