物件の登録、こんなことに時間を取られていませんか
- 紙やPDFで受け取った資料を見ながら、物件と部屋を1件ずつ登録している
- 賃料・共益費・敷金・礼金など金額の項目が多く、入力に時間がかかる
- 入居申込書の内容を、入居者の情報として打ち直している
- 物件ごとに資料の書式が違い、どこに何が書いてあるかを毎回探している
- 住所の書き方がそろっておらず、同じ物件が別々に登録されてしまう
賃貸管理のデータは、物件・部屋・入居者・契約が結びついているのが特徴です。この結びつきを保ったままCSVにすることが、一括登録のポイントになります。
賃貸管理のデータは「親子関係」に気をつける
賃貸管理のデータは、1つの物件に複数の部屋、1つの部屋に入居者（契約）が結びつく親子関係になっています。システムによっては、物件・部屋・入居者（契約）のようにデータの種類ごとにCSVを分けて取り込みます。結びつけ方も、取り込むときに対象の物件を選ぶ方式や、物件コード・部屋番号などの列で結びつける方式があります。実際の形式は、お使いのシステムの取り込み仕様で確認してください。
| データの種類 | 主な項目 | 元になる書類 |
|---|---|---|
| 物件 | 物件名、所在地、構造、築年月、総戸数 | 物件資料、管理委託契約の資料 |
| 部屋 | 部屋番号、間取り、面積、種別（貸室・駐車場など） | 物件資料、募集図面 |
| 入居者（契約） | 氏名、連絡先、契約開始日・終了日、賃料、共益費、敷金 | 入居申込書、賃貸借契約書 |
賃料などの金額を、部屋と契約のどちらのデータに持つかはシステムによって異なります。
一括登録用のCSVを作る方法の比較
| 方法 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|
| システムに1件ずつ手入力 | 登録する件数が少ない | 物件・部屋の数が多いと時間がかかる |
| Excelで一覧を作ってCSVに整形 | 入力と確認を分担したい | 資料からExcelへの入力は手作業のまま |
| 前のシステムのデータを変換 | 前のシステムからデータを出力できる | 紙やPDFでしか残っていない情報は別に扱う必要がある |
| AI-OCRで読み取ってCSVに出力 | 書式がバラバラな資料が多い | 読み取り結果を確認する工程が必要 |
一括登録用のCSVを作る手順
手順1：システムの取り込み仕様を確認する
| 確認すること | 内容 |
|---|---|
| 列の並びと見出し | 列の順番が決まっているか、1行目に見出しの行が必要か |
| 必須の列 | 空欄にできない列と、書類に書かれていない値（コードや区分）を入れる列 |
| 値の書き方 | 日付（西暦・和暦、区切り文字）、金額（カンマや円記号の有無）、コードの桁数 |
| 文字コード | Shift_JIS か UTF-8 か |
| 1回に取り込める件数 | 件数や行数の上限があるか |
手順2：データの種類ごとに読み取る項目を決める
物件・部屋・入居者のCSVそれぞれについて、どの書類からどの項目を取り出すかを決めます。部屋の一覧が載った物件資料からは、部屋ごとの行を表として取り出すと、部屋のCSVにそのまま使えます。
手順3：結びつける値と書き方をそろえる
物件や部屋を結びつける値（物件コード、部屋番号など）の書き方がそろっていないと、正しく結びつきません。あわせて、住所の番地の書き方（「1-2-3」か「1丁目2番3号」か）や物件名の表記もそろえておくと、同じ物件の重複登録を防げます。
手順4：金額と日付を確認する
賃料や敷金などの金額は、請求や送金に直接使われる大切なデータです。登録する前に、元の資料と照らし合わせて確認しましょう。
ドキュメントフォースなら、物件資料から登録用のCSVを出力できます
AIによる書類処理の自動化サービス「ドキュメントフォース」で、物件資料や入居申込書から賃貸管理システムに一括登録するCSVを作る流れを紹介します。
取り込み先の列名に合わせて項目を設定する
取り出したい項目（解析項目）は、項目名と、取り出し方を日本語で書いた命令文（プロンプト）で設定します。項目名を取り込み先の列名（物件名・所在地・部屋番号・間取り・賃料・共益費など）に合わせておけば、出力するCSVの見出しにその名前が使われます。読み取る位置を書式ごとに指定する必要はなく、書式の違う書類も同じ設定で処理できます。
「日付はYYYY/MM/DDの形式で」「和暦は西暦に変換してください」のような注意事項をプロンプトに加えれば、取り込み先の形式に表記をそろえて取り出せます。
明細は1行に1件の形で出力する
物件資料に載った部屋の一覧のように行が続く明細は、表（CSV）形式の解析項目として取り出せます。エクスポートで「単項目の繰り返し出力」を有効にすると、物件名や所在地などの値が明細の各行に繰り返し出力され、1行に1件の形のCSVになります。
取り込み先の列の並びに合わせて出力する
エクスポートでは、ファイル形式（CSV）、見出しの行を出力するかどうか、出力する項目とその並び順を「エクスポートパターン」として書類の種類ごとに決めておけます。書類から取り出さない列は空白の列を足して位置を合わせられ、ファイル名やアップロード日時を列として加えることもできます。1度に出力できるのは最大300件です。
取り込み先ごとに形式が違う場合も、エクスポートパターンを取り込み先の数だけ用意しておけば、出力のたびに列を並べ替える必要はありません。
物件の資料と入居者の書類のように種類の違う書類は、書類の種類（ドキュメントタイプ）ごとに項目とエクスポートパターンを設定します。取り込んだ書類の種類は、ドキュメントタイプの自動判別で見分けることもできます。
確認してから出力する
解析結果は、元の書類のプレビューと並べて画面上で確認し、必要に応じて修正できます。複数の書類の解析結果はシートモードでまとめて確認でき、ハイライトを有効にすると、それぞれの値が書類のどこから取り出されたかをプレビュー上で確かめられます。
書類の取り込みも自動にする
メールに添付されて届く書類は、ワークスペースごとに発行される専用の受信アドレス宛てに転送するだけで、メール取込で自動で取り込めます。紙の書類はスキャンしてメールで送るか、Windowsのパソコンに保存したファイルを自動アップローダーで取り込めます。
まとめ
賃貸管理システムへの一括登録では、物件・部屋・入居者の親子関係を取り込み先の形式に合わせ、結びつける値の書き方をそろえることが大切です。金額の項目は登録の前に元の資料と照らし合わせましょう。
ドキュメントフォースなら、書式の違う物件資料や入居申込書から項目を取り出し、データの種類ごとに列の並びをそろえたCSVとして出力できます。
