工事原価の入力、こんなことに時間を取られていませんか
- 協力会社の請求書を見ながら、工事番号を調べて1件ずつ入力している
- 協力会社や資材店によっては、1枚の請求書に複数の現場の明細がまとめて書かれていて、工事ごとに分けて入力している
- 工種や費目を、自社の原価の区分に置き換えている
- 月末の締めに請求書が集中し、原価の集計が遅れる
- 請求書に書かれた現場名が、自社の工事名と一致しない
工事ごとの原価を正しくつかむには、請求書の明細を正しい工事に振り分けることが欠かせません。その振り分けが、入力の負担を大きくしています。
工事原価のCSVに必要な列
取り込み先の形式はシステムごとに違いますが、工事ごとの原価として取り込むには、多くの場合次のような列が必要です。実際の形式は、お使いのシステムの取り込み仕様で確認してください。
| 列 | 書類から読めるか | 補足 |
|---|---|---|
| 請求日・請求元 | 読める | 協力会社の名前は、自社の取引先の登録名に合わせる |
| 工事番号 | 協力会社の書式では書かれていないことが多い | 書かれていない場合は、現場名や工事名から自社の工事番号に置き換える |
| 工種・費目 | 一部読める | 明細の内容から、自社の原価の区分に置き換える |
| 金額 | 読める | 税込・税抜をそろえる |
請求書から原価のCSVを作る方法の比較
| 方法 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|
| システムに手入力 | 協力会社と工事の数が少ない | 締めの時期に入力が集中する |
| 自社指定の請求書の書式を使ってもらう | 協力会社に書式をそろえてもらえる | すべての協力会社には頼めず、入力の作業自体は残る |
| AI-OCRで読み取ってCSVに出力 | 書式がバラバラな請求書が多い | 工事番号への置き換えと、読み取り結果の確認が必要 |
原価のCSVを作る手順
手順1：取り込み先の仕様を確認する
| 確認すること | 内容 |
|---|---|
| 列の並びと見出し | 列の順番が決まっているか、1行目に見出しの行が必要か |
| 必須の列 | 空欄にできない列と、書類に書かれていない値（コードや区分）を入れる列 |
| 値の書き方 | 日付（西暦・和暦、区切り文字）、金額（カンマや円記号の有無）、コードの桁数 |
| 文字コード | Shift_JIS か UTF-8 か |
| 1回に取り込める件数 | 件数や行数の上限があるか |
手順2：工事の一覧を対応表として用意する
工事番号・工事名・現場の住所の一覧を用意しておくと、請求書に書かれた現場名や住所から工事番号を探す手がかりになります。
手順3：明細を工事ごとに分けて読み取る
1枚の請求書に複数の現場の明細がまとめて書かれている場合は、明細を表として読み取り、行ごとに工事名や現場名を付けておきます。
手順4：振り分けを確認する
工事番号の振り分けを間違えると、工事ごとの採算が正しく見えなくなります。取り込む前に、振り分けの結果を担当者が確認しましょう。
ドキュメントフォースなら、請求書から工事ごとの原価のCSVを出力できます
AIによる書類処理の自動化サービス「ドキュメントフォース」で、協力会社の請求書から工事ごとの原価として取り込むCSVを作る流れを紹介します。
取り込み先の列名に合わせて項目を設定する
取り出したい項目（解析項目）は、項目名と、取り出し方を日本語で書いた命令文（プロンプト）で設定します。項目名を取り込み先の列名（請求日・請求元・現場名・工種・金額など）に合わせておけば、出力するCSVの見出しにその名前が使われます。読み取る位置を書式ごとに指定する必要はなく、書式の違う書類も同じ設定で処理できます。
「日付はYYYY/MM/DDの形式で」「和暦は西暦に変換してください」のような注意事項をプロンプトに加えれば、取り込み先の形式に表記をそろえて取り出せます。
明細は1行に1件の形で出力する
工事ごとの明細のように行が続く明細は、表（CSV）形式の解析項目として取り出せます。エクスポートで「単項目の繰り返し出力」を有効にすると、請求日や請求元などの値が明細の各行に繰り返し出力され、1行に1件の形のCSVになります。
自社のコードに置き換える
外部ファイル参照を使うと、別に管理している工事の一覧などのファイルを、解析のときにAIの参照データとして使えます。たとえば、請求書から取り出した現場名や住所を工事の一覧と照らし合わせて、工事番号を取得するといった使い方ができます。CSVのファイルは、必要な列や行に絞って参照させることもできます。
生成AIによる処理のため、照合の結果にも一定のぶれが生じます。結果は確認したうえでご利用ください。
取り込み先の列の並びに合わせて出力する
エクスポートでは、ファイル形式（CSV）、見出しの行を出力するかどうか、出力する項目とその並び順を「エクスポートパターン」として書類の種類ごとに決めておけます。書類から取り出さない列は空白の列を足して位置を合わせられ、ファイル名やアップロード日時を列として加えることもできます。1度に出力できるのは最大300件です。
取り込み先ごとに形式が違う場合も、エクスポートパターンを取り込み先の数だけ用意しておけば、出力のたびに列を並べ替える必要はありません。
確認してから出力する
解析結果は、元の書類のプレビューと並べて画面上で確認し、必要に応じて修正できます。複数の書類の解析結果はシートモードでまとめて確認でき、ハイライトを有効にすると、それぞれの値が書類のどこから取り出されたかをプレビュー上で確かめられます。
書類の取り込みも自動にする
メールに添付されて届く書類は、ワークスペースごとに発行される専用の受信アドレス宛てに転送するだけで、メール取込で自動で取り込めます。紙の書類はスキャンしてメールで送るか、Windowsのパソコンに保存したファイルを自動アップローダーで取り込めます。
まとめ
協力会社の請求書から工事原価のCSVを作るときは、明細を工事ごとに分けること、工事番号や原価の区分に置き換えることがポイントです。工事の一覧を対応表として用意し、振り分けの結果を確認する流れをつくりましょう。
ドキュメントフォースなら、書式の違う請求書から明細を取り出し、工事の一覧と照らし合わせたうえで、取り込み先の列の並びに合わせたCSVとして出力できます。
