仕入伝票の入力、こんなことに時間を取られていませんか
- 納品書を見ながら、品名・数量・単価を販売管理システムに打ち込んでいる
- 仕入先の品名や品番が自社の商品コードと違い、毎回対応を調べている
- 「1ケース12個」のような入数や単位を、自社の単位に換算している
- 仕入先ごとに納品書の書式が違い、明細の行数も多い
- 値引きや送料の行の扱いが仕入先によって違う
仕入伝票の入力では、書類を読み取るだけでなく、仕入先の書き方を自社の決まりに置き換える作業が発生します。
仕入伝票のCSVに必要な列
販売管理システムに仕入伝票を取り込むCSVは、伝票全体の情報（ヘッダー）と、明細の行の情報を組み合わせた形が一般的です。実際の形式は、お使いのシステムの取り込み仕様で確認してください。
| 区分 | 列 | 補足 |
|---|---|---|
| 伝票全体 | 仕入日、仕入先コード、伝票番号 | 仕入先コードは自社のマスタの値。伝票番号は空欄にすると自動で振るシステムもある |
| 明細 | 商品コード、数量、単位、単価、金額 | 商品コードは自社のマスタの値。仕入先の品番とは違うことが多い |
| 明細 | 値引き・送料などの行 | 取り込み先での扱い方を確認する |
「1行に1明細」の形で、各行に仕入日や仕入先コードを繰り返して書く形式が多く見られます。システムによっては、伝票の情報と明細の情報を別の行やファイルに分ける形式もあるため、取り込み仕様で確認してください。
納品書から仕入伝票CSVを作る方法の比較
| 方法 | 向いているケース | 注意点 |
|---|---|---|
| 販売管理システムに手入力 | 仕入先と明細の数が少ない | 明細が多いと時間がかかり、商品コードの選び間違いも起きる |
| EDIなどで仕入先からデータを受け取る | 取引量の多い仕入先 | すべての仕入先には対応できない |
| AI-OCRで読み取ってCSVに出力 | 書式がバラバラな納品書が多い | 商品コードへの置き換えと、読み取り結果の確認が必要 |
取引量の多い仕入先はデータでの受け取りを使い、紙やPDFで届く分を読み取りで補う、という使い分けが現実的です。
仕入伝票CSVを作る手順
手順1：販売管理システムの取り込み仕様を確認する
| 確認すること | 内容 |
|---|---|
| 列の並びと見出し | 列の順番が決まっているか、1行目に見出しの行が必要か |
| 必須の列 | 空欄にできない列と、書類に書かれていない値（コードや区分）を入れる列 |
| 値の書き方 | 日付（西暦・和暦、区切り文字）、金額（カンマや円記号の有無）、コードの桁数 |
| 文字コード | Shift_JIS か UTF-8 か |
| 1回に取り込める件数 | 件数や行数の上限があるか |
手順2：仕入先の品名と自社の商品コードの対応表を用意する
仕入先ごとの品名・品番と、自社の商品コードの対応表を用意します。入数や単位の換算も、この表に書いておくと置き換えのルールになります。
手順3：明細を1行1明細で読み取る
納品書の明細を表として読み取り、各行に仕入日や仕入先を付けて「1行に1明細」の形にします。値引きや送料の行は、取り込み先の扱いに合わせて分けておきます。
手順4：合計金額で確かめる
明細の金額の合計が納品書の合計と合っているかを確認すると、読み取りの抜けや違いを見つけやすくなります。
ドキュメントフォースなら、納品書から仕入伝票のCSVを出力できます
AIによる書類処理の自動化サービス「ドキュメントフォース」で、仕入先の納品書から販売管理に取り込む仕入伝票のCSVを作る流れを紹介します。
取り込み先の列名に合わせて項目を設定する
取り出したい項目（解析項目）は、項目名と、取り出し方を日本語で書いた命令文（プロンプト）で設定します。項目名を取り込み先の列名（仕入日・仕入先・品名・数量・単価・金額など）に合わせておけば、出力するCSVの見出しにその名前が使われます。読み取る位置を書式ごとに指定する必要はなく、書式の違う書類も同じ設定で処理できます。
「日付はYYYY/MM/DDの形式で」「和暦は西暦に変換してください」のような注意事項をプロンプトに加えれば、取り込み先の形式に表記をそろえて取り出せます。
明細は1行に1件の形で出力する
品名・数量・単価のように行が続く明細は、表（CSV）形式の解析項目として取り出せます。エクスポートで「単項目の繰り返し出力」を有効にすると、仕入日や仕入先などの値が明細の各行に繰り返し出力され、1行に1件の形のCSVになります。
自社のコードに置き換える
外部ファイル参照を使うと、別に管理している商品マスターなどのファイルを、解析のときにAIの参照データとして使えます。たとえば、納品書から取り出した品名を商品マスターと照らし合わせて、自社の商品コードを取得するといった使い方ができます。CSVのファイルは、必要な列や行に絞って参照させることもできます。
生成AIによる処理のため、照合の結果にも一定のぶれが生じます。結果は確認したうえでご利用ください。
取り込み先の列の並びに合わせて出力する
エクスポートでは、ファイル形式（CSV）、見出しの行を出力するかどうか、出力する項目とその並び順を「エクスポートパターン」として書類の種類ごとに決めておけます。書類から取り出さない列は空白の列を足して位置を合わせられ、ファイル名やアップロード日時を列として加えることもできます。1度に出力できるのは最大300件です。
取り込み先ごとに形式が違う場合も、エクスポートパターンを取り込み先の数だけ用意しておけば、出力のたびに列を並べ替える必要はありません。
確認してから出力する
解析結果は、元の書類のプレビューと並べて画面上で確認し、必要に応じて修正できます。複数の書類の解析結果はシートモードでまとめて確認でき、ハイライトを有効にすると、それぞれの値が書類のどこから取り出されたかをプレビュー上で確かめられます。
書類の取り込みも自動にする
メールに添付されて届く書類は、ワークスペースごとに発行される専用の受信アドレス宛てに転送するだけで、メール取込で自動で取り込めます。紙の書類はスキャンしてメールで送るか、Windowsのパソコンに保存したファイルを自動アップローダーで取り込めます。
まとめ
仕入伝票のCSVを作るときは、明細を1行1明細の形にすることと、仕入先の品名を自社の商品コードに置き換えることがポイントです。対応表を用意し、合計金額で確かめる流れをつくりましょう。
ドキュメントフォースなら、書式の違う納品書から明細を取り出し、商品マスターと照らし合わせたうえで、販売管理システムの列の並びに合わせたCSVとして出力できます。
